档案数字化光盘标识规范

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文章附图

档案数字化光盘标识规范(DA/T52—2014)

档案数字化光盘标识规范

1 范围

本标准规定了档案数字化光盘盘盒纸和光盘盘面的标识。

本标准适用于我国各级各类档案馆、室档案数字化光盘的制作。

2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为标准的条款。凡是注明日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本文件,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。

DA/T38—2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范第3部分:术语和定义

DA/T31—2005纸质档案数字化技术规范第2部分:术语和定义

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1数字化

用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。

3.2档案数字化

3.3光盘

用激光扫描记录和读出方式保存信息的一种介质。

3.4档案级光盘

耐久性达到特定要求和各项技术指标优于工业标准的可记录光盘。档案级光盘的归档寿命大于20年。

3.5光盘归档寿命

光盘从归档开始到寿命终止的技术指标这段时间。

3.6盘盒纸

光盘盒内用于标识光盘特征和内容的纸张。

3.7标识

表明特征的记号。

4 盘盒纸规格

4.1盘盒纸

分封面和封底(含盘脊),均采用0.13mm厚的彩版纸制作。

4.2封面

尺寸121mm*121mm(见附录A)。

4.3封底

尺寸118mm*151mm,两侧各留7mm的折叠纸舌(见附录B)。

5 标识内容

5.1盘盒纸标识内容

5.1.1封面标识:光盘编号、套号、全宗名称、内容摘要、保管期限、密级、保密期限、档案级光盘。

5.1.2封底标识:文件格式、类型及容量、运行环境、制作单位、制作日期、复制单位、复制日期、备注。

5.1.3盘脊标识:光盘编号。

5.2盘面标识内容

光盘编号、套号、类型及容量、制作单位、制作日期、复制单位、复制日期(见附录C)。

6 标识填写细则

6.1光盘编号

填写全宗号、档案门类代码、年度、光盘序号,中间用分隔符连接。

示例:126—WS(文书档案)—2014—00001

6.1.1全宗号是一个立档单位全部档案的代号。标识上的全宗号应与档案馆、室档案的全宗号一致。全宗号用3位阿拉伯数字表示。

6.1.2档案门类代码是光盘内存储档案信息的类别。档案门类代码用英文大写字母表示。

示例:文书档案-WS,科技档案-KJ,专业档案-ZY,照片档案-ZP,录音档案-LY,录像档案-LX等。

6.1.3光盘序号是全宗内同一门类档案光盘排列的顺序号。光盘序号用 5位阿拉伯数字表示。

6.2套号

填写存储档案光盘载体的套号。用大写英文字母A、B、C表示,A表示封存保管,B表示查阅利用,C表示异地保存。

6.3全宗名称

填写光盘内档案的全宗名称。

示例:中国共产党北京市委员会办公厅

6.4内容摘要

填写对档案信息内容的简要说明,标明光盘存储内容所对应的全宗号、目录号、起止卷号及起止时间。

示例:内容摘要(略)

260-1-1~568(1957/1990)

6.5保管期限

填写存储在光盘内档案的保管期限。

6.6密级与保密期限

填写存储在光盘内档案的最高密级与最长保密期限。

6.7档案级光盘

填写是与否。

6.8文件格式

填写光盘内各种文件的存储格式。

示例:DOC、XLS、RTF、AVI、TXT、JPEG、MPEG、MP3等。

6.9类型及容量

填写光盘载体的类型及存储数据的容量。

示例:CD-R、620MB;DVD-R、4.2G等。

6.10运行环境

6.11制作单位

填写制作光盘内容的立档单位。

6.12制作日期

填写制作光盘的年、月、日。YYYYMMDD。

6.13复制单位

填写复制光盘的单位。

6.14复制日期

填写复制光盘的年、月、日。YYYYMMDD。

6.15备注

填写特殊情况的说明。

7 填写要求

7.1盘盒纸标识

可书写型油墨印刷或可打印型油墨,也可使用毛笔或碳素、蓝黑色墨水钢笔填写,填写时字迹要工整。

7.2光盘盘面

填写时应使用符合档案保护要求的书写材料,光盘盘面禁止使用粘贴标签。

7.3打印

若通过光盘打印的方法制作光盘盘面,应使用支持光盘盘面的打印机。


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