纸质档案整理步骤-2

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二、归档文件整理工作步骤

第一步   分类

我校十大类档案中,党群、行政类档案按机构分类法,教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会类等按类目分类法。

我校原则上采用:年度——机构或类目——保管期限分类法

机构分类法,是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件的分类,它主要针对党群、行政类档案。

模式:年度——机构——保管期限分类法

示例:2005年,校长办公室,永久、长期、短期

即先将归档文件按年度分类,每个年度下按机构分类,再在组织机构下面按保管期限分类,这种分类方法运用于内部机构不复杂的立档单位。采用此种分类方法,在库房排架时,每年形成的档案按机构序列依次上架,不必预先留空,也避免了倒架,库房管理非常方便。同时,可将一个年度同一机构形成的文件,按保管期限的不同,依次排列在一起,更便于实体查阅。此方法特别适用于推行部门整理归档的单位。

采用机构分类法能最好地保持全宗内文件在来源方面固有的联系,客观地反映立档单位的历史面貌。同时,由于每个机构都承担某些方面的职能和任务,按机构分类在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件,便于按照一定的专题查找和利用档案。特别是对于现行机关,在文件由各机构分工整理(即原来推行的文书处理部门立卷)的情况下,每个机构向档案馆移交的归档文件,就自然构成一类,使全宗内分类体系的设计大大简化。

1、采用机构分类,一般来说,有一个机构就设置一个,机构名称就是类名。采用机构分类法,原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的,如何归类须视其具体情况而定,如:①有主办者的一般归入主办机构;②以机关名义发出的文件,则归入有关机构类中;③业务部门起草,以机关办公室名义发出的,如果内容属该部门职责或业务,则应归入负责起草发文的机构内。

2、机关单位内设置的临时机构,应和其他机构一样设类,形成的归档文件归入该类保存。有时临时机构与该立档单位某一内部机构合并办公,并以该机构为常设机构,那么形成的文件应归入内部机构类中;如果临时机构涉及两个以上的内部机构,则应根据其主要职能以及形成的文件内容、数量多少等,由这些机构协商后确定分类方法。

3、各职能机构下又设机构的,一般应选择职能机构进行分类;业务独立性强、职能重要的,也可选择职能机构的下设机构进行分类。

类目分类法,是根据各业务主管机构产生的不同类别、不同项目的归档文件的分类,它主要针对教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会类档案。

模式:年度——类目——保管期限

示例:a2003年,教学类研究生教育中的学位,永、长、短

b2003年,基建类第18项工程,永、长、短

    即先将归档文件按年度分类,每个年度下按类目(即类别或项目)分类,再在类别或项目下面按保管期限分类。

第二步   装订

归档文件材料修整完毕,需要用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订,以防文件丢失,便于归档后保管和利用。

1、装订前,对破损的文件进行修复以延长其寿命。修复主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件,进行修补和托裱。

2、复制字迹模糊或易退变的文件。目前,一般采用复印的方式进行复制。比如传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档。复印时,墨粉浓度不宜太大,颜色不宜太深,并且最好采用单面复印。

3、对某些特殊超大的纸张(报表、基建图纸等)需要加以折叠,折叠的操作要求比较简单,但要注意尽量减少折叠次数,同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。取齐右边和下沿。此外,文件页数较多时,宜单张折叠,以方便归档后的查阅利用。凡8KA3纸张的统计报表、新生录取审批表等,可以不折叠,装订后直接装盒。

4、去除易锈蚀的金属物。如订书钉、曲别针等。但对于15年以内的短期文件可以不拆钉。

5、装订时,正本在前,定稿在后,来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后,再将“件”内各页按一定的方式对齐,便于日后翻阅利用。一般来说,采用左上角装订的,应将左、上侧对齐;采用左侧装订的,应将左、下侧对齐;采用线装的,对齐右边和下沿。

为了尽量降低成本,简便装订方式,全省推荐使用精制塑料螺钉装订。红色装订永久保存的档案,黄色装订长期保存的档案,绿色装订短期保存的档案。从材质的安全和经济角度考虑,对较厚的文档可采用线装法(三孔一线)。另外,5页以内的文件可采用胶水粘贴。

第三步   排列

归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内,根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。《规则》中规定:“在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。这里的“最低一级类目”,是指分类时所确定的类目体系中设在最低的一级类目,例如按照“年度——机构——保管期限”分类,“机构”即为最低一级类目。而按“年度——类目——保管期限”分类,“类目”则为最低一级类目。

事由(即问题)可根据范围的大小来确定。具体方法有:

() 同一事由内的归档文件排列。即一个作者,一个问题(即同一事由)的文件,就按时间先后顺序排。例如财务管理工作文件、工会工作文件等。

() 不同事由的归档文件排列。

1、按不同事由形成时间的先后顺序排列,所谓事由的形成时间即事由的办结时间。这种方法只要求将不同事由的文件,按其办结时间的先后顺序排列,而不考虑其他因素。这种方法比较简单,更适用于实行“随办随归”的机关。一个作者,几个问题的文件,就先按问题后按时间排列。

2、按事由的重要程度排列,将主要职能或重要活动形成的文件排在前面,其他工作形成的文件材料排在后面,或将综合性工作排在前面,具体业务工作排在后面。例如会议文件可将会议通知、开幕词、闭幕词、工作报告、代表提案、大会决定等重要文件排在前面,其它文件排在后面。又如综合性文件可将计划、总结、规章、领导讲话等排在前面,其他材料排在后面。

3、按事由具有的共同属性分别集中排列

(1) 一个事由,几个作者,先按作者,再按时间排列。例如人事工作文件,可以将机构设置、人员编制、干部任免、调配、职称评定、劳资、出国审查等问题所属的不同小事由形成的文件分别集中到一起。

(2) 一个事由,几个单位,可先按单位,再按时间排列。例如基层上报的工作总结、统计、年报和名册等。

(3) 非诉讼案件材料,按决定(或批复)——报告——调查旁证——个人交待材料等顺序排。

对具有保存价值,且又没有及时归档的零散文件,应排列在相应类别归档文件的最后或与相关的某份归档文件装成一件,并在归档文件目录备注栏中加以说明。


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