文书类档案整理步骤和方法

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  • 文书类档案整理步骤和方法


  • 一、文书档案整理的步骤

    1、收集—2、分年度—3、确定归档范围—4、分类(归档方法)—5、立卷(整理成件)—6、分保管期限—7、文件排列—8、装订—9、编号—10、数页码—11、装盒—12、编目—13、放置备考表—14、上架。


  • 二、文书档案整理的具体方法

  • 1、收集

    文件材料的收集对象:反映本单位主要职能活动的,应该立卷归档的文件材料,包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件(包括会议记录),领导人讲话稿,电话记录、出版物原稿(附原本),各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。

    第一类:收来文件,指本机关收到的从外机关发送来,通常又叫收文。

    第二类:对外文件,指的是本机关(或本部门)对外发出的文件,通常又叫发文。

    第三类:内部文件,指的是本机关拟制的,并且是在本机关内部使用的文件。如:“白头文件”:

    (1)会议文件,包括本机关召开各种会议文件材料,包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议,领导外出开会带回的会议文件材料。

    (2)本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单,本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。

    (3)合同、协议、出版物原稿(附原本)

    (4)重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。

    (5)会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)

    (6)本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。

  • 2、分年度

    按文件所形成的年度归档,不同的年度的文件一般不得放在一起归档,但跨年度的请示与批复放在复文年归档,没有复文的放在请示年归档。

  • 3、确定归档范围

    (1)、文件材料归档范围

    (2)、不归档的文件材料的范围

    不归档范围文件材料主要有两部分:一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。

  • 4、分类(归档方法)

    第一种方法:直接分保管期限。这种方法适用范围比较广,绝大多数单位只要按保管期限来分就可以了,每年编一个流水号。

    第二种方法:在同一个年度内根据机关单位机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制分类方案,将文件按分类方案进行立卷,一般采用年度—组织机构(或问题),这种方法对文件资料比较多的单位适用,如区委办、政府办等单位。

  • 5、立卷(整理成件)

    在立卷归档工作中应注意问题:

    (1)本单位形成的文件材料是立卷归档的重点。

    (2)立卷归档中,不仅要注意收集以纸张为载体的文件材料,还要注意其它载体的文件材料,如反映工作活动的照片、录音带、录像带、计算机盘片等。

    (3)要保证文件材料的齐全完整。①正件与附件要齐全完整。文件的正件与附件是具有同等效力,所以凡是有附件的文件,一定要保证正件、附件的齐全完整。②文件的正本与定稿要齐全完整。在归档本单位的正式对外发文时,除了要收集正本即打印本外,还要把定稿即经过领导审核签发的底稿与文件签发单,同时与正本一并收集归档。③同一问题的请示、批复要齐全完整。属同一问题的请示、批复,在归档时应齐全完整,不能“分家”,要一并归档组卷。(有请示不一定有批复,但有批复就一定要有请示。)

    (4)、要加强“帐外”文件和业务文件的归档。“帐外”文件,是指没有经过收发登记的文件,是无据可查的文件,主要包括:领导外出开会、检查工作带回的重要的文件材料;机关内部形成的规章制度、计划、总结、各种会议记录等内部文件;各种合同、协议、简报、刊物、调研材料、基本数字统计报表;重要会议或重要活动向新闻媒体发出的新闻稿;有些不经过收发、却是本单位业务活动,直接由单位领导“亲启”的文件材料等。

  • 6、分保管期限

    按照国家新的规定,2006年起的文书档案的保管期限划分为永久、定期(分30、10年)两种。

    (1)永久、凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的,对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保管。

    (2)定期、凡是反映本单位一般工作活动,在一定时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料,列为定期保管。在定期保管期限内,根据利用价值可分为30、10年保存 。(注意:2006年前的文书档案的保管期限仍划分为永久、长期、短期三种,其中长期为16-50年、短期为15年以下。)

  • 7、文件排列

    应按其相互之间的联系,有条理地进行排列。

    (1)第一种方法:按时间先后排列,文件落款时间就是归档时间,按文件落款时间先后排列。会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料等成套性文件可以集中排列。

    (2)第二方法:按上下级关系排列,从大到小顺序排列,先排上级机关从国家级—自治区级—市级—本级—下级机关。在排列各级机关文件时,大家可以先排有文号的文件,在同一文号下,按文号先后顺序排列,然后再排白头文件,对那些白头文件可以按时间先后排列。

  • 8、装订

    (1)按件装订:一般以每份文件为一件。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在

    前,复制件在后;转发文前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。

    发文装订顺序:正文—领导签发单—底稿;来文装订顺序:来文—单位处理签(有领导重要批示才存,只是传阅签名的不存。)

    (2)去除金属钉,换不锈钢钉。

  • 9、编号

    归档文件应依排列次序逐件编号。在文件首页右上角空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、室编件号、机构或问题、期限、馆编件号六项,其中年度、室编件号、期限为必备项。(同年度和期限的连续编号,换盒时也要连着编;不同年度和期限的另外编号。)

    归档章的格式:

    (全宗号)

    (年度)

    (室编件号)

    (机构或问题)

    (保管期限)

    (馆编件号)

  • 10、数页码

    可以用铅笔标记在首页的右下角,编目时直接录入每件的总页码。

  • 11、装盒

    归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写盒面及盒脊有关内容。(盒面填写单位名称,盒脊填写年度、期限、起止件号等。

    档案盒盒脊项目及填写方法,如:

    全宗号        **

    年度      2017

    保管期限    永久

    机构(问题)  

    起止

    件号

    室   **至**

    盒号       1  

  • 12、编目

    归档文件应依顺序编制归档文件目录,归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。(归档文件目录录入GD2000档案软件自动生成,无软件的单位要手工逐件编制)。

    归档文件目录,如:

    件号

    责任者

    文号

    题名

    日期

    页数

    备注

    6

    XX市XX区XX局

    XX发[2017]**号

    关于……的通知

    2017.03.26

    9


    每年的归档文件目录应按一定顺序统一装订成册,并要编制封面,便于查找利用。

    目录封面格式,如:

    归档文件目录

    全宗名称:XX市XX区XX局

    年度:2017

    保管期限:永久

    机构(问题):

  • 13、放置备考表

    每盒归档文件都应放置一份备考表。备考表应填写盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期,并放置盒底。

  • 14、上架

    将整理完毕的档案按一定顺序排列上架进柜。  

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