档案整理流程及方法

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档案整理流程及方法

一、档案的审定。

首先将档案各类进行审定,将档案所缺材料进行登记,比如档案中缺少干部自传履历材料。

二、材料的收集。

档案审定过程中确少的材料进行收集,收集方式通过电话方式通知材料重补等。

三、档案散材料的分发。

将收集的散材料按档案的姓氏批量分发为主,按照姓名和单位将本人材料全部归类装入档案袋。需要注意的是分发过程中出现的相同姓名的档案,如(王红和王虹)。应当以出生日期和所在单位进行核对,确保材料和本人一致。

四、档案的整理。

首先将分发好散材料的档案进行分类整理,档案主体分为十类。

一类:履历材料。履历材料中早期的有干部简历,都应放此类,履历材料中必须要有99年制的干部履历表。

二类:自传材料。自传会出现两种一种是党团材料中的自传,应放在六类党团材料,一种是转正后形成的自传材料。

三类:考察、考核、鉴定材料;审计材料。年度考核材料中有:年度考核登记表、专业技术考核表、参公单位考核表、公务员考核表、工勤人员考核表都应放在此类。需要注意的是在学校期间形成的鉴定表(如:学年鉴定表、毕业鉴定表、)应放在四类学历材料,还有部分档案中有干部考核登记表的最后页盖有同意晋升为**的字样应放在九类干部任免材料,党团组织形成的鉴定材料应放在六类党团材料中。

四类:学历学位材料;职业资格材料;评聘专业技术职务材料;反映科研水平的材料;培训材料。学历学位材料为四类一科目包含的是在校期间的鉴定表、入学通知书、学习成绩表、毕业登记表等材料,四类科目二中有各种资格证书(如:教师资格证书)、评聘材料中有专业技术职务任职资格申(呈)表,需要特别注意的是初聘专业技术资格聘任表应在此类,容易混淆为九类选聘任职类,四类科目三中有专家学者的反映科研技术水平的材料,四类科目四中为培训材料主要收集期满两个月以上的培训材料。

五类:政审材料;更改或认定姓名、民族、国籍、出生日期、入党入团时间材料、参加工作时间等。需要注意的是此类中的入党团组织中的证明政历清白材料和任职前的政治审查材料、连续计算工龄审批材料应在此类。

六类:党团组织的有关材料。此类主要有申请书、转正申请书、志愿书。其中思想汇报材料归类到十类其他。

七类:表彰奖励材料。县级以上表彰材料、在校期间奖学金、军人在役期间的嘉奖荣誉称号等。

八类:涉法违纪材料。在职期间的违纪违法、处分材料。

九类:招录聘用材料;任免、调动、授衔、军人转业安置、退休材料;辞职辞退材料;工资待遇材料;党代会、人代会、政协会议材料、人民团体会议材料。九类中的一级科目转正定级、工资晋升、重新确定工资审批表等,二级科目为职务晋升、调动、选聘等材料,三级科目为出国境材料、四级科目为委员当选通知或证明材料。需要注意的是出现的待业证和城镇待业青年证应放在科目二中,三级科目之间按序排放,不应混淆。

十类:健康体查和处理事故材料;治丧材料;干部人事档案报送审核材料,其他。此类中主要有各类体格检查表,档案转递移交材料、报到证、择业证等。其次是材料排序,将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序一一排列然后归通过编写类号、顺序号、固定下来。

1.按材料形成的时间排序。

第四类、第九类排序时,采用的二级科目同样用时间顺序排列。

2.按内在的联系排列。

如上级的批复,结论决定。入学通知书,学习成绩表,毕业登记表。申请书,转正申请书,志愿书。

五类、编目。

将类好粘贴于A4纸右上角,一份十类。修订后的目录按“类号”分类,“材料的形成时间”制成电子版档案目录。

1.档案材料按照时间顺序排列,逐份逐项进行编目。

2.每类之前永粘贴好的类号纸隔页,做到类号和名称清楚。

3.“序号”的填写永阿拉伯数字,“类号”用汉子“一”...“十”,二级科目(一)。

4.档案的装订

电子版目录制成后统一打洞装盒,在装订过程中一定注意按28*17的标准线,保持档案装订的整齐美观。

5.信息标签展示

信息标签包含有档案姓氏的排序号、姓名、籍贯,并付贴一张本人照片,以便档案的提取查阅。


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