归档文件整理的10大步骤

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(一)要求 在计算机辅助管理条件下,文件实行以“件”为单位的单份文件编号整理,努力做到“随办随归档”“谁办谁归档”。


(二)改革的原则与宗旨,八字方针:简化整理,深化检索。


(三)应该注意:(1)取消“立卷”的概念,统称“归档文件整理”;(2)取消“组卷﹑装订﹑拟写案卷标题﹑编排页码﹑填写案卷目录等”;(3)档案直接实行“文件级”管理;(4)应以“计算机”辅助档案管理为必备条件和技术支持;(5)只能适用于“文书档案”的整理。


(四)归档文件整理10大步骤:


第一步:

确定整理单位,每份文件(自然件)为一件,其中:正本与稿本为一件;正文与附件为一件;来文与复文为一件(也可各为一件);转发文与被转发文为一件。


第二步:

划分保管期限,确定每份文件的保管期限。


第三步:

装订加固,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;复文在前,来文在后;转发文在前,被转发文在后。请注意:文件处理单,发文稿纸与档案同等重要,放文件(稿本)前与文件装订在一起。


第四步:

编填页号,如果原文件页号齐全,则不必做,或右上角右下角标顺序号,请注意:用铅笔。


第五步:

简单分类,按年度,保管期限,组织机构(问题)分类。


第六步:

排序,在分类最后一层文件按时间大流水顺序排序。


第七步:

盖归档章。


第八步:

编号,由档案室将归档章的各个项目统填写,室件编号按文件排列顺序大流水逐渐编号。


第九步:

编制文件级目录,逐件填写目录表格的项目,一年一册,打印多份,送领导及各部门。


第十步:

装盒,按顺序将文件依次装人档案盒内,盒满另装;打印本盒文件目录,放盒内文件前;填写备考表,放盒内文件后;填写档案盒封面,盒脊的项目;按档案盒顺序依次排架。




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