档案整理归档和管理分类技巧

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文章附图

摘 要:档案指的是在社会生产生活中所产生的事件,通过文字、图片和视频、音频等进行的记录。档案是对历史的记录具有真实性和准确性与客观性的特点,对社会生产生活活动进行有效的反应。因此在对档案进行日常整理和管理等具有重要意义,通过对档案进行合理的分类、整理和归档,不仅为管理工作提供了便利性,也为公众进行查阅提供了便利性。因此对档案的分类整体和归档技巧等,应进行合理的研究和分析。

档案可对原始信息进行相应的记录,这是档案所具有的重要特征之一。档案是一种具有普遍性的社会现象,并且对继承人类社会的文化和历史等方面具有重要意义。伴随社会生产生活而产生,是人类社会特有的一种现象。对档案进行合理的保存对后续的发展具有重要参考和指导作用,所以对其进行合理的分类和整体等,可以提高管理工作的质量,避免信息的丢失与失真等。

1 档案管理归档整理分类现状

1.1 档案整理理念有待于进一步提高

部分机构和部门在进行档案的整理时,仍按照以往的方式进行,致使管理工作缺乏现代化思想的正确指导。分类归档意识的缺失,不仅无法保障工作的质量,还使得工作量增加并提高了工作难度。因此针对缺乏现代化思想指导的问题,应提高重视。

1.2 档案整理缺乏专业化

据调查表现,当前机关档案整理工作人员出身基本是非档案相关专业,基本上是由机关内部调整或者其他工作人员岗位调整而组成的,这样直接影响其机关档案整理工作的整体专业性,专业化档案整理是发挥其档案强大功能的前提和基础,因此笔者认为当前机关档案整理缺乏专业化具体表现为:一是机关档案管理缺乏专业化整理人员;二是缺乏专业化整理方法;三是机关内部缺乏专业化整理程序与规范,四是档案整理人员不稳定,档案整理人员比较灵活,直接导致整体档案整理的专业化下降,以上是笔者认为当前机关档案管理存在的普遍问题。

1.3 档案整理缺乏信息化

信息化是当前机关档案管理不可或缺的重要组成部分,目前我国机关档案整理缺乏一定信息化技术,信息化档案整理能够节省传统档案整理的人力以及物力等,因此,具体表现为以下几个方面:一是机关档案管理缺乏信息化技术设备,如档案整理数据库等;二是缺乏信息化储存与保管的思想;三是机关内部档案整理缺乏信息化技术人员。

1.4 归档装订上的错误

一是使用不符合要求的装订材料及工具。归档文件装订材料与工具应具备保护档案、操作方便、价格便宜等三个要求,目前使用的缝纫机线装方式在文件的缝线处易断损、可逆性不好、操作耗时;塑料夹装方式成本高、易老化;无酸纸套方式易散失归档文件。最好的方式恐怕是研制出不锈的金属或其他材料的订书针,同时注意不用微波消毒方式。二是在每份归档文件上使用封面,有的档案行政管理部门甚至于在这种封面上印上多项栏目,要求檔案室的同志填。这种方法增加了整理工作量和装订成木,严重违背《规则》的简化原则。三是没对不符合要求的文件材料进行处理。装订前应对残缺、薄弱、破损、装订线侧有文字等情况的重要文件采取相应的补缺、托裱、接边等措施;对字迹模糊(如热敏纸传真件)、字迹易扩散或褪变的重要文件进行复制;对大于A4幅面的纸张进行折叠;对所有的归档文件拆除金属物。这些前处理工作不做,会严重影响档案的保管。四是对“件”的处理扩大或缩小。《规则》对“自然件”及“可为一件”的归档文件都作了明确的规定,不能随意扩大与缩小。实际工作中,有的单位将件的范围扩大,认为同一问题的归档文件都应成为一件,殊不知“可为一件”的归档文件是同一事由中具有“来文与复文”,性质的归档文件。扩大件的范围,实际上又回到传统立卷的老路上去。

2 档案管理归纳整理分类技巧

2.1 档案管理技巧

在对档案进行相应的管理时,应对几个方面提高重视。如档案是否具有整体性,即是否遭受损害,无论是在历史上还是在经济文化上均具有重要的作用。并且通过档案的记录形式可反映时代的特征,如以往的原始档案大多为孤本、磁盘,不仅具有珍贵性还具有脆弱性。因此在进行日常的管理时,对其是否收到损害,以及产生的损害等均要进行记录。避免档案遭受过大的损害,导致物质与精神财富收到损害,严重时甚至会导致出现文化断层。并且还应提高对档案安全性的重视,如孤本档案、文物等,这些可对以往的政治思想、社会发展水平和文化等进行有效反映,是时代的见证,因此保障其安全性尤为重要。而安全一方面是指作为对国家军事、政治和文化等方面进行记录的文件,若其缺失安全性并遭到泄露,则国家的利益和公共利益便会受到危害,甚至会对国家的团结发展和安全造成破坏。最后还应提高对档案使用寿命的重视,以往的档案多为纸质,具有脆弱性的同时也具有不可恢复性。因此在对档案进行日常的管理时,应通过合理有效的措施,实现档案寿命的延长,避免造成不必要的损失。

2.2 档案归纳整理技巧

在对档案进行整理和归纳时,应保障对档案的全面了解,从而知晓其中的重点部分,以及非重点部分。进而在归纳整理时,合理的进行删减和保留,并划分其重要性。档案间具有一定的历史联系,所以在进行归纳整理时还应提高对档案联系的重视,从而保障整理后的档案具有较好的完整性,避免信息缺失和失真,使整理工作可以顺利有序的开展。以往在对档案进行归纳整理时,国家并未制定统一的标准和规范,导致不同的省市、区域使用的归纳整理方法不同,使得档案馆间无法进行有效的沟通交流。为此国家制定并下发了相关的整理规则的文件,对档案的归纳整理规定了具有统一性的标准。因此在对档案进行归纳和整理时,应该变以往的方法,严格按照统一的标准与规范进行,从而加强档案馆间的沟通交流。并且在进行归纳整理时,及时发现其中存在的问题,如类目不相符等,并及时进行修订和改正。在进行装订填写卷皮时,也应提高重视,避免出错,从而避免浪费时间和精力,促进档案事业的进一步发展。

2.3 档案分类技巧

在对档案进行分类时,先对档案的内容进行有效的了解,之后再依据档案的内容进行分类,保障分类的合理性和有效性。在档案的日常工作中一个重要的环节便是分类,通过合理且正确的分类可以有效提高档案的有效利用率。还应结合文件的分类进行标记,保障后续查询时更具方便性,进而保障工作质量的同时提高工作效率。

3 结束语

档案无论是对以往发生的事件进行记录,还是对未来事件进行指导等方面均具有重要作用和意义。为保障档案的使用功能可以正常有效的发挥,对其进行合理且适当的分类和整理,并进行有效的保存刻不容缓。因此应正确认识到档案进行合理分类和整理的重要性,并对整理、分类和归档等环节的技巧全面掌握,切实提高档案管理工作的质量与效率。


蔺强

关键词:档案管理;归档整理;分类技巧

参考文献

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[2]李辉.县直机关档案分类排架方法探析[J].档案管理,2011(1):92-92.

[3]王爱萍.做好民生档案管理工作的对策探析[J].黑龙江档案,2017(3).

[4]徐亚讴.探析事业单位档案管理的现状及对策[J].才智,2017.



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