档案整理及其意义探究

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文章附图


档案整理工作的内容主要包括;区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、案卷的排列和编制检索工具。

档案整理工作是档案管理工作中一个相对独立的组成部分,其系统的结构和运行机制具有一定的特点:一方面,就各个完整的档案综合体的生成及其全部流程而论,档案整理工作是由可以分解而又互相联系的若干内部环节组成的有机系统;另一方面,就特定的档案管理单位而论,整理工作的项目则因具体环境和档案状况而有所不同。在档案馆和档案室内,档案整理工作按其工作内容的范围大致分为如下三种类型:

(一)系统排列和编目

在正规的工作条件下,档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求组好的以件为单位的文件或案卷;档案馆接收的是由机关档案室,根据入馆要求整理移交的档案。在这种情况下,档案室和档案馆的档案整理工作,主要是对所接收的档案,根据整个档案室和档案馆存放和管理的需要.进一步系统地整理,如全宗和以件为单位的盒内档案的排列,检索工具的某些加工等等。

(二)局部调整

已经整理人馆、室保存的档案,经过检验或专门的质量检查,对其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分,档案馆和档案室需要进行一定的加工以提高其质量;另外,随着时间的推移,档案自身或档案整理体系可能发生某些变化,也须进行必要的调整。

(三)全过程整理

由于一些特殊原因,档案馆、室有时也接收和征集一些零散文件,或者当馆藏的体系遭受严重破坏时,就必须进行全过程的整理工作。

档案馆和档案室都是集中保存档案的信息中心,仅以档案室保管的档案来说,就形成于不同的年代、不同的组织机构、不同的工作和生产活动中,因此有着不同的内容、来源、性能和作用等。档案的数量多、情况复杂.就必须加以系统的整理,从而使其井然有序,方便管理,容易检索利用。否则,众多的档案杂乱堆放在一起,查找利用如大海捞针,不仅浪费时间,也会影响工作。因此,档案只有经过系统整理,才能体现档案的特点,反映出各项活动的历史联系和本来面貌,更好地发挥档案的作用。

档案只有经过整理以后,才可以科学地鉴定其价值,确定其保管期限;只有把档案分类整理好,用编目方式将档案的保管单位和排列顺序固定下来,才有条件实现档案的科学保管;只有把档案加以分类和整理,才能够充分发挥档案信息资源的作用。

总之,档案整理工作是档案馆(室)的一项重要的基础性工作,它对于搞好档案实体管理,特别是档案信息开发工作,充分发挥档案的作用,实现档案工作的目的都具有重要意义。档案整理工作的基本原则是:按照档案形成的特点和规律,充分利用原有基础,保持文件之间的历史联系,便于保管和利用。

(一)按照档案形成的特点和规律进行整理

档案是在一定历史时期,由一定政权机关、组织和个人形成的。各个历史时期内形成的档案就反映了各个时期的政治、经济、科学、文化、教育等各方面的历史活动情况,它们既有密切的联系,又有各自的特点。所以,整理档案首先要区分不同的历史时期,再分不同的政权,把同一历史时期、同一政权、同一组织形成的档案集中在一起,以保持档案的历史联系和完整性。同样,一个机关形成的全部档案,反映了这个机关的全部历史,是一个不可分割的整体,不同机关的档案绝不能混同。只有认识档案的形成特点和规律,才能实事求是地整理档案,最大限度地保持档案之间的历史联系,使整理好的档案,客观地反映档案形成时期、形成机关各项活动的历史面貌,从而便于查找利用。

(二)充分利用原有基础

在不同的时空条件下,对不同状况的档案整理从何着手,确定何种类型的整理力式和要求,成为必须首先解决的档案整理策略。档案是历史文化的遗物,它不仅记录了当时的实践活动,而且反映了历史整理和保存档案的情况和成果。在整理档案的时候,要尊重历史和继承前人的劳动,充分地利用先前的整理基础。这样有利于提高档案整理工作的质量和效率,以适应提供利用的需要。

我国档案界惯称的所谓利用原有基础整理档案,是已经被实践所证明的一种比较切实可行的办法,也是科学地组织档案工作的一条原则。

(三)保持文件之间的历史联系

所谓文件之间的历史联系,就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。档案文件一般是以單件的个体形式陆续地产生,而以组合的群体形式持久地存在和运动的。因此,整理档案不能根据偶然的需要和人为的联系随意分合,必须按照档案形成的规律,保持文件在其形成者实践活动中固有的联系进行整理,才能把文件组成科学的有机体系。

文件之间的历史联系,主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。对于不同类型的档案,在不同的整理层次中,上述诸种联系往往有不同的侧重面。对于保持文件之间的联系,应该辩证地去看待和处理。一方面,由于文件之间具有错综复杂的和多种多样的联系,因而应该根据文件的情况,善于找出和保持文件之间最紧密的联系。不能只要一看到文件之间的某种联系,即随意整理。同时,从档案整理工作的全过程来说,应该力求从档案的来源、内容、时间和形式等各方面,全面地保持其联系。这特为日后的档案全面鉴定、多元检索利提供利用等创造良好的条件。另一方面,文件之间的历史联系是相对的,应该根据定的条件,如不同的档案的特点及其形成的不同情况等,采取保持文件联系的不同方法。不能离开实际整理的具体文件,简单地确定某种整理方法和评说优劣。同时,应该从档案整理工作的各个环节和各个方面,全面地考察是否保持了文件的联系,不能只从某一个片断,如只从分类一个环节或某一类、或某一案卷等,孤立地看待文件之间的联系,切忌把某种联系和某种整理方法绝对化。

综上所述,既要求把握保持文件联系的客观限度,又要求发挥主观能动性,从特定的整理对象出发,刘整理方法进行优选,使文件之间的历史联系保持到最佳状态。

宋春霞

参考文献:

[1] 赵汝周,赵志英. 论档案管理的创新问题[J]. 成都行政学院学报. 200202


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