档案数字化管理策略

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文章附图

(一)完善管理制度

  电子档案在传输、管理以及保存等过程中都存在众多隐患,并且这些隐患的发生具有一定的隐蔽性,很难被及时发现,因此,档案管理部门应该结合实际情况对档案管理制度进行完善,并督促管理人员对制度进行贯彻落实,进而对档案的整个生命周期进行有效管理。相关部门需要对档案管理制度进行统一,在档案利用过程中,只可以利用只读的形式对档案进行查阅,进而对档案破坏问题进行避免。另外,对于一些公文类的电子档案来说,一经签发之后,就不能够对其进行更改,如果遇到特殊情况,那么需要经过相关部门或者人员等批准之后,才可以对其进行更改。

  (二)加强人员培训

  首先,企业需要利用社会招聘以及校园招聘等方式对档案管理人才进行引进。

  其次,企业需要从档案管理法律法规、管理理论知识、管理技能、计算机技术、网络技术、各种安全技术等方面对档案管理人员进行培训,增强他们的安全意识和档案管理意识,提高他们的业务能力和管理系统应用能力,进而对误操作、问题发现不及时等问题进行程度避免。

  最后,企业也需要对考核制度以及奖惩制度等进行完善,通过奖惩来规范管理人员的行为,调动他们工作的主动性与积极性,进而有效保障档案的完整性、真实性以及安全性。

  (三)健全保障系统

  首先,需要对档案管理程序进行优化。企业需要聘请专业人员结合自身所需对管理程序进行编制,并对编制质量以及程序安全等进行有效保障。

  其次,需要对杀毒软件进行合理选择,以免档案被病毒攻击。

  再次,需要对档案管理的软硬件进行定期检查,做好系统的更新、维护等工作。

  最后,需要对纸质档案进行有效管理,虽然电子档案具有方便、快捷、灵活以及高效等众多特点,但是也不能对纸质档案进行完全替代,因此在对电子档案进行管理时,也需要注重对纸质档案的管理。

  (四)注重技术运用

  要想对档案的真实性以及安全性等进行有效保障,就必须对各种安全技术进行灵活运用。

  第一,可以对加密技术进行有效运用。现阶段,应用比较广泛的技术包括对称加密技术以及非对称加密技术两大类,其中,对称加密指的是加密秘钥与解密秘钥是一样的,而非对称加密则指的是加密秘钥与解密秘钥是不相同的,可以对加密秘钥进行公开,但是需要对解密秘钥进行保密,并将其交给相关人员进行掌管,这样就可以实现电子档案的加密保护,提高它的真实性与安全性。

  第二,可以对签署技术进行运用。文件签署技术主要体现在手写式和证书式两种数字签名技术,利用这种技术,能够对文件的真实性进行证明,并且他人也无法对内容进行随意改动。

  第三,可以对权限控制技术进行运用。档案管理人员可以通过该技术对用户的身份进行验证,以防无关人员对档案信息进行获取。另外,档案管理人员可以根据档案保密等级以及用户身份等,对用户的访问权限进行有效控制。

  第四,可以对监控技术进行运用。档案管理人员可以通过该技术在档案室网络和外界网络间设置障碍,通过防火墙对档案数据系统进行监控,进而对信息非法访问、信息非法输出等问题进行避免。

  第五,可以对防写技术进行运用,在这种技术的运用下,用户只能够通过计算机对档案信息进行读取,不能够对其进行修改,因此也可以对档案的原始性以及安全性等进行保障。


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