档案数字化建设的目标及意义

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  一、数字化的目标

  数字化建设的目标是使档案馆(室)现有的档案文件资料全部实现数字化处理,建立健全档案目录数据库、现行文件全文数据库和多媒体数据库(照片、音频、视频等),通过数据接口和政务办公系统连通,用先进的数字化档案管理系统提供安全、高效的管理和利用,实现真正的资源共享。

  二、数字化的意义

  1)提高工作效率,降低档案利用成本

  数字化加工项目完成后,社会公众(开放档案)和单位的各级领导、各部门或下属单位都能通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文(件)信息,避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象,从而提高工作效率,降低档案信息利用的成本。

  2)限度保管和保护库存档案实体安全

  由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理,不仅占用了大量的库存空间,而且利用仍需到库房,管理成本高,档案易受损,如纸张发黄、发粘、发脆等。因此目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印,减少了对库存档案的调阅次数和复印次数,降低了库存档案的老化速度,解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾,从而可以限度地对库存档案进行有效的保管和保护,确保档案实体安全。

  3)阳光政务 提升形象

  库存档案实现数字化、电子化管理,既是各级档案管理部门贯彻科学发展观,实施国家档案事业“十一五”规划的大事,又是促进档案管理信息化、现代化的具体举措;既是实际工作的需要,也是亮点工程。是一项利国利民具有重要意义的事情。数字化项目完成后,不仅档案管理和利用手段实现了现代化,档案利用效率大大提高,档案发挥的作用显著,还可以大大提升单位形象,符合和企事业单位各项工作科学化、规范化、网络化、信息化的整体发展要求。


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