档案归档文件整理规则

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文章附图


文书档案归档文件整理规则

1. 《企业档案工作规范》对企业档案的信息化提出更高的要求

信息化是当今社会发展的方向和趋势,信息化程度已成为衡量一个企业现代化水平和综合实力的综合指标。同样,档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势,档案信息化程度也应该成为衡量一个企业档案管理现代化水平的重要指标。因此,要提升企业档案管理水平,实现企业档案信息化是其必然的选择。从另一方面来说,企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一。

企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步;企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。

国家档案局在2001年发布《档案管理软件功能要求暂行规定》,结合这个规定,在选择档案信息化系统,一定要考证软件公司的资质、资金、技术力量、培训等方面的重要因素。因为档案工作是一项非常专业性的管理工作。档案系统没有经过多年的累积很难得到认可。有实力的档案软件公司也得到国家档案局的认可。

2. 电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送文件。

文件系统的电子文件应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性,系统应该具备可靠性、完整性、全面性、系统性。

电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式:

逻辑归档是指在计算机网络上进行,不改变原有存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

在办公自动化系统办理完毕的一份文件向档案整理库发送的过程,也叫移交过程。

物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机和保存的载体上,向档案部门移交的过程。

电子档案存档的载体、份数:

推荐采用(优先顺序)载体:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘,不允许使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

必须是耐久性的载体,一式3套,一套封存,一套查阅,一套异地保存。

电子化管理只是过程中的管理,电子文件一定与纸质文件双套制管理。有电子版文件必须有纸制文件。在这里重申一下,绝对的无纸时代并不存在,所有的纸质文件必须为原件。现在实行的电算化会计档案也是双轨制。

3.企业档案工作规范中,明确企业档案管理体制:要有分管档案工作的领导;要有负责档案工作的部门;要有做好档案工作的人员;档案管理形成网络;明确归档的形式。还要明确企业档案部门、企业部门工作管理职责。强调部门归档。

国家档案局就档案整理工作,推荐以“部门整理”为首选,理由是:形成文件材料的部门更了解文件内容和工作流程,更能准确的判断档案的价值,随时掌握文件材料的形成过程。

企业各部门是企业文件材料的形成部门,是企业档案信息资源的源头,企业各部门文件材料归档是否齐全、完整,整理是否科学,直接决定着企业档案工作的质量和利用服务水平。

企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和负责;企业各职能或承办部门及项目负责人应负责积累文件,并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责;专兼职档案人员(文书)应负责收集、整理应归档文件,对归档文件的整理质量负责。

文件管理职责应由企业内所有员工分担,推行企业各部门参与归档工作,首先是要建立能够适应企业管理需要的文件管理制度;其次是应明确参与文件形成于管理各类员工的权利和责任;第三是加强文件形成过程和归档前的管理,确保文件的安全,包括实体安全与信息安全。

4.公文、档案制度:

(1)公文、档案制度不配套。

(2)公文、档案制度相互抵触。

(3)公文、档案制度之间脱节。

(4)公文、档案制度的滞后。

以上几种只是普遍存在的问题,如何克服,以下几点建议可供大家参考:

(1)公文、档案制度,应当是互补,多做一些征求意见,工作不要脱节,熟知工作流程等。

(2)办公自动化、档案系统应该整体规划、宏观指导,不要各顾各的,要有沟通。达到数据的平稳过渡。

(3)本单位产生的办法、制度,涉及到公文、档案方面内容,应当参与会签工作,防止不规范用词,标准不一,归档不全。

大家可以在单位提一些建议,公文运转的好坏,直接影响档案的质量和齐全、完整。这两项工作,是相辅相成的。

5.文书档案实现以件为整理单位进行归档,目的是简化归档手续,深化检索,首先要实现档案信息化系统。

齐全、完整、准确、系统:

齐全:是指文件材料不同的版本、稿次的齐全。

多指办法、制度、可研报告等。

完整:是指反映同一问题或方面的文件材料的收集要全面。

合同:签合同之前,有审批单、流转单、会签单等形式的处理单,要与合同作为一体进行归档。

发文:对某单位的批复,请示文件一定附在批复之后;

依据来文形成上报公文,依据性文件一定附在上报文件之后。

准确:是指文件材料是实际的真实反映,图务相符,文电一致。

修改通知单的修改内容是否反映在图中。

发文的正件与原件是否一致,会签意见是否被修订采纳。

系统:是指同类事物各个时期、各个阶段的文件材料按一定秩序和内在联系组合为一体。

表彰工作一般分为评选、推荐等过程。是同类事物不同

阶段组合在一起。

原件、复印件

原件:区别于复制件的原始文件。

红头、红章的公文称为原件。

亲笔签字,又盖章的称为原件。

复印件:与原件内容相同的复制件。

经过复印后,与原件一模一样,叫复印件。

6.归档工作:企业文件材料的归档工作是企业档案工作的基础,贯彻于文件材料的形成、积累、整理、交接过程。

归档,办理完毕具有保存价值的文件经系统整理交档案部门保存的过程。

符合归档三个条件:一是办理完毕;二是保存价值;三是系统整理。

办理完毕:是指文件相应的文书处理的程序已经完成,不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。

例如:(1)发文:经过起草、核稿、签发等环节,发出后,这份文件就称为“办理完毕”。可以归档。

(2)收文:不论是批复文件,还是通知,在收到以后,在文书处理上就称为“办理完毕”。收文要选择性的归档。

价值

归档主体,以本企业产生的有价值文件材料为主体。

防止:有档不归,有文必归。

收文的归档,要有选择性和针对性。选择针对本企业的批复或者本企业正在执行的有价值的文件。防止所有收文都归档这种情况。

请示性文件,没有接到批复文件,请示性文件不归档是

错误的;甚至有的单位把请示文件处理了,更是错误的。

7.分类

分类:执行能源办[1991]231号《电力工业企业档案分类规则0-5大类》

分类:分到一级或者二级类目

分类方案:年度-问题(分类)-保管期限-件号

方案一:2006-0(党群)-永久-1

2006-0(党群)-长期-1

2006-0(党群)-短期-1

方案二:2006-0(党群)-永久-1

2006-1(行政)-永久-50

依次类推

集团公司要求所属企业,文书档案仍执行电力工业企业分类表0-5大类。

以下错误的归档方式,请现行修改:

个别单位,发文按照大流水分保管期限装盒归档;收文按照大流水装盒归档;这种情况是不符合国家档案局的要求。

8.归档时间、装订、档案盒脊背填写要求、各式检索目录

归档时间:文书档案归档在第二年6月底以前完成上一年度的归档工作。

装订:建议不装订。作为永久、长期保存的档案必须拆

掉不符合要求的金属钉、塑料装具等;短期可以

不拆除金属钉,塑料装具等必须拆除。

档案盒脊背填写要求:(1)用档案盒同色纸打印出来条目,粘贴档案脊背上;

(2)用盖章、手填方式(首选)。

不允许在脊背上粘贴“白条”。

检索目录:必须具备符合要求的各式检索目录:文号检

索目录、分类检索目录、专题检索目录等。

档案系统应具备输出各式检索目录的功能。

检索工具装订方式:按照分类或者年度装订成册的。

顺序为:“归档文件目录”封面+“归档文件目录”+“备考表”

9.“件”

正本、定稿为1件(红头、红章为正本,起草的文稿为定稿);

正文、附件为1件(正文所依附的附件,附件是正文的补充);

原件、复制件为1件(被转发文:红头、红章原件;经过复

印的复制件);

转发文、被转发文各为1件;

请示、批复各为1件(建议做2件,尤其上级单位的批复);

报表、名册、图册等各为1件;

会议文件,如果有领导讲话,最好也单独为1件。责任者

登录领导全名,不得使用X总等称谓。

排序:(1)以转发文件为例

正文(红头红章)-被转发文件的复印件-定稿(起草的文稿)-转发文件的原件(红头红章)。

被转发文件原件依附有文电处理单或者收文处理单,“处理单”要附在“被转发文件原件”的前面,“归档章”盖在“处理单”上。

(2)同一事由的排序,可以按照时间、文号等形式排序。相对集中。

10.“归档章”

归档章的大小,严格按照标准,不要任意添加内容。

归档章,盖在每1件归档文件的首页、上方、居中、空白的位置上。

归档章包括“六”项内容,只须填写其中“四”项。全宗号、馆编件号不用填写。

全宗号、馆编件号:不填。档案馆接收党政机关、行政事业单位的档案,档案馆(局)给予被移交档案单位的代号。企业不向档案馆移交,这两项为空。

年度:必填项目,阿拉伯数字,4位。不允许只填后两

位。例如:06。

室编件号:必填项目,填写文件排列的顺序号。

问题:必填项目。直接填写分类号。

保管期限:必填项目,建议使用汉字全称。可以用简称(汉字)永、长、短;可以用代码。

注意:(1)填写“档号章”必须使用符合档案要求的书写材料,不能使用铅笔等。

(2)电力企业都是按照分类表进行归档,在制作档号章、档案盒时,机构这个两个词不用印制,直接省略。

11.编目

编目包括“归档文件目录”封面;“归档文件目录”;“备考表”

“归档文件目录”应注意的问题:

件号:是文件的排列顺序号,件号是指固定归档文件的排列

先后顺序的重要标识。一定要准确。件号与实物一定

相符。

责任者:必须与印章同样,不得使用简称,不能使用本公司、本单位等字样。个人必须使用全名,不得写X总。

文号:照实抄录,文件代字、年度、顺序号都不能省略。字、

虚号,可不用抄写。

公文也有要求,在编制文件代字时,不允许有字、虚

号“0”等字样。

题名:照原文抄写,不能简写、缩写。如果没有标题或者需要补充标题内容,加注“[]”,自拟标题。登录会议纪要等要自拟标题。

日期:月、日是1位数字,在前面加“0”。标准为20070101或者20071203。中间不用加“.”、“_”等字符。

页数:是每件文件的页数。

备注:可以对这件文件加以特殊标注。例如:此份文件带有“密级”,在备注一栏标注“秘密”等字样。

“备考表” 应注意的问题:

盒内文件情况说明:(1)文件收集齐全完整程度。例如:依据来文,形成上报的公文,依据文件是否归档;批复公文,请示文件是否附在批复后面?

(2)文件本身的状况:字迹模糊、缺损,复印、传真件等情况;

(3)整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况;

(4)声像材料的说明。

整理人:负责该盒归档文件的人员姓名,明确责任,亲笔签

字,不允许使用手戳或者系统产生的签名。

检查人:负责检查归档该盒文件整理质量的人员姓名,亲

笔签字,不允许使用手戳或者系统产生的签名。

整理人、检查人:一是档案人员或者档案负责人;二是档案负责人或者负责档案部门的负责人。

目录的排序:“归档文件目录”要放在这盒归档文件的首页;“备考表”放在这盒归档文件的最后。


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